Technicienne ou Technicien en administration

Quel sera votre impact en tant que Technicienne ou Technicien en administration au sein du Département de génie mécanique de l'ÉTS?

Vous contribuez activement à l’élaboration, à la mise en application et au suivi des normes et procédures administratives liées à la logistique académique.
 

En soutien aux projets, aux opérations et aux activités académiques, vous réalisez divers travaux administratifs visant à assurer le bon fonctionnement des opérations et une organisation du travail efficace. Vous participez directement à l’optimisation des processus et à la qualité des services offerts.

Au quotidien, vous:

• Supportez l’ensemble des activités liées à la planification des cours et à la confection des horaires de tous les cycles pour son département.
• Participez au suivi de différents projets, collaborez étroitement avec la coordonnatrice ou le coordonnateur aux affaires départementales et avec l’agente ou l'agent d’administration en fournissant le soutien pour le volet des tâches techniques (comités de programmes, évaluation des programmes, audit du BCAPG, etc.).
• Participez à l’organisation et assurez la logistique, en collaboration avec les personnes concernées, des événements et des activités spéciales, générés par les professeurs ou le département tels que colloque, conférence, réunion d’information, formation. Voyez au partage des responsabilités impliquant des partenaires internes et externes.
• Participez à la gestion, la saisie et l’émission des contrats pour les chargés de cours et les auxiliaires d’enseignement.
• Collaborez avec la coordonnatrice ou le coordonnateur aux affaires départementales pour le traitement des dossiers de mobilité étudiante entrante et sortante.
• Supportez l’ensemble des opérations en effectuant le soutien administratif de type technique.
• Collaborez à la bonne marche de votre secteur en colligeant des données, en effectuant des extractions de données des systèmes; et en présentant ses données sous différentes formes telles des tableaux, des grilles, des rapports ou des documents de statistiques requis.
• Colligez, vérifiez, analysez, enregistrez des données et préparez des rapports et des statistiques reliées à la gestion de la clientèle étudiante, des ressources humaines, financières et matérielles.
• Préparez et rédigez des rapports; validez des formulaires administratifs tels que demandes de paiement, achat de matériel et de fournitures, inventaire des biens mobiliers et immobiliers.
• Participez à l’analyse des processus liés à votre secteur d’activité afin d’améliorer et d’optimiser les méthodes et les outils de travail.
• Répondez aux demandes de rapports ou documents techniques exigés par les directions concernées.
• Discutez avec les personnes concernées des nouveaux projets administratifs que ces dernières veulent entreprendre afin de bien comprendre l'orientation de ces projets, la précision qu'ils requièrent et les possibilités techniques quant à leur réalisation. Assumez la responsabilité de l'aspect technique de tous les travaux requis pour la réalisation de ces projets.
   

Scolarité

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques de bureautique, en techniques administratives avec la spécialisation pertinente ou scolarité équivalente.
   

Expérience

• Minimum de deux années pertinente reliée au soutien de projets ou en logistiques d’activités.
   

VOUS AUREZ DU SUCCÈS SI VOUS AVEZ :

Habiletés particulières

• Vous contribuez à l’atteinte des objectifs communs par votre esprit d’équipe et votre capacité à travailler en coopération avec vos collègues. 
• Vous vous assurez d’atteindre les objectifs en établissant des procédures claires visant à surveiller et évaluer en continu l’avancée et le progrès des activités. 
• Vous accordez une grande importance à la satisfaction des clients et avez à cœur de leur offrir une expérience positive et de répondre efficacement à leur besoin. 
• Vous prenez des décisions éclairées et adéquates en tenant compte de la situation, des personnes impliquées et de la stratégie organisationnelle. 
   

Autres habiletés

• Vous maîtrisez les outils de la suite Microsoft (Outlook, Excel, Word).
• Vous maîtrisez le français à l’oral comme à l’écrit.
• Vous êtes capable de gérer simultanément plusieurs dossiers et priorités.

Postuler à l'ÉTS, quelle idée de génie!