Adjointe exécutive bilingue - VP aux Opérations -est de Montréal

Lieu : Rivière des Prairies
Type de poste : Temps plein, permanent
Entrée en fonction : Dès que possible
Salaire : 70 à 80k$

Relevant directement de la vice-présidente exécutive, l’adjoint·e agit comme un pilier stratégique en apportant un soutien administratif, logistique et organisationnel de haut niveau. Le rôle vise à optimiser l’efficacité et l’impact de la vice-présidente dans ses fonctions exécutives quotidiennes.

Responsabilités principales

  • Organiser l’agenda, gérer les demandes de rencontres et les déplacements en fonction des priorités stratégiques.
  • Préparer les documents requis pour le conseil d’administration, les comités de direction et autres rencontres de gouvernance.
  • Rédiger ou mettre en forme divers documents, mémos, communications internes ou présentations.
  • Coordonner les déplacements et veiller à l’optimisation du temps et des coûts associés.
  • Soutenir la planification, la collecte d’information et la documentation de projets spéciaux.
  • Agir comme personne-ressource auprès des membres de la direction et assurer un suivi rigoureux des dossiers.
  • Proposer et mettre en œuvre des améliorations aux processus administratifs.
  • Effectuer diverses tâches administratives : production des comptes de dépenses, gestion des vacances, mise à jour des dossiers, etc.
  • Apporter un soutien aux membres de l’équipe relevant de la vice-présidente, sur demande.
  • Collaborer avec les autres adjointes exécutives pour assurer une répartition équitable des tâches en cas de surcharge ou d’absence.
  • Effectuer toute autre tâche connexe favorisant le bon fonctionnement du bureau exécutif.


Formation et expérience :

  • DEP en secrétariat
  • 5 à 7 ans d’expérience dans un rôle similaire auprès de la haute direction
     
Compétences techniques :
  • Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Outlook)
  • Bilinguisme français–anglais essentiel, tant à l’oral qu’à l’écrit
  • Excellentes aptitudes rédactionnelles et souci du détail
  • Capacité à apprendre de nouveaux outils, y compris ceux liés à l’intelligence artificielle (IA)
Savoir-être et aptitudes interpersonnelles :
  • Forte capacité d’organisation et de gestion du temps
  • Discrétion, diplomatie et grand professionnalisme
  • Débrouillardise, autonomie et esprit d’initiative
  • Capacité à travailler sous pression et à interagir efficacement avec des intervenant·e·s de tous les niveaux hiérarchiques
  • Engagement envers un service de haute qualité

Nous vous remercions de votre intérêt envers ce poste; pour postuler, envoyez votre CV par courriel à l’adresse h.llorca@totemtalent.ca

Le genre féminin est utilisé dans le seul but d’alléger le texte. 

#TOTEMADMIN

 

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Montréal, QC H1C 1V6, Canada

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