Coordonnatrice ou Coordonnateur - Affaires académiques

Quel sera votre impact en tant que Coordonnatrice ou Coordonnateur aux affaires académiques au Département génie de la construction?

La personne coordonnatrice aux affaires académiques collabore étroitement avec la direction du département, la technicienne en administration – volet académique, ainsi qu’avec l’agente de gestion des études. Elle joue un rôle-conseil auprès de la clientèle étudiante et agit comme point de référence dans le suivi des dossiers. Ses fonctions l’amènent également à interagir régulièrement avec les différents services de l’école, les professeures et professeurs et les personnes chargées de cours.

Au quotidien, vous:

• Rencontrez les étudiants confrontés à des situations complexes, analysez leur dossier et formulez des recommandations appropriées.
• Conseillez sur les règlements des études et jouez un rôle d’intermédiaire entre la clientèle étudiante et les services internes.
• Assurez le suivi administratif complet des dossiers étudiants (inscription, choix de cours, acquis, examens de compensation, etc.).
• Coordonnez les démarches liées à l’agrément des programmes et les modifications de cursus en appui aux professeures et professeurs.
• Gérez les seuils d’inscription et planifiez les cours en collaboration avec la direction du département.
• Supervisez les dossiers problématiques de mobilité sortante.
• Participez à la promotion du programme et coordonnez les journées portes ouvertes.
• Contribuez à l’amélioration continue des processus, outils et systèmes liés à votre champ d’activité.
• Animez des séances d’information et assurez l’accueil du nouveau personnel enseignant.
• Analysez et présentez les données statistiques, informez les directions de programme des enjeux identifiés.
• Prenez part aux comités, initiez et encadrez les nouvelles ressources, et collaborez à la gestion du personnel de soutien.
• Coordonnez les démarches liées à l’agrément des programmes, le comité de discipline et les modifications de cursus en appui aux professeures et professeurs.

Scolarité

• Vous détenez un Baccalauréat en administration ou dans une discipline appropriée. Cela vous donne une bonne base de connaissances qui vous est utile au quotidien.

Expérience

• Vous détenez un minimum de 3 ans d’expérience pertinente en gestion académique et administrative. 
• Vous possédez une expérience avérée en développement de nouveaux programmes et êtes capable d’évoluer dans un contexte de création de département et de lancement de programme.

VOUS AUREZ DU SUCCÈS SI VOUS AVEZ :

Habiletés particulières

• Vous apportez votre pierre à l’édifice des objectifs communs par votre esprit d’équipe et votre capacité à travailler en synergie avec vos collègues. 
• Vous priorisez la satisfaction des clients et avez à cœur de leur offrir une expérience positive en répondant à leurs besoins. 
• Vous faites des prévisions réalistes et fixez des objectifs atteignables et cohérents que vous déclinez ensuite en plans d’action efficaces, en échéanciers. 
• Vous faites preuve de proactivité et d’initiatives dans votre travail en utilisant toute la latitude possible et en prenant des décisions, même lorsque le contexte est ambiguë. 
   

Autres habiletés

• Vous faites preuve d’un esprit d’initiative et d’une grande capacité d’innovation.
• Vous communiquez avec aisance, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Vous possédez une excellente maîtrise de l’environnement Microsoft Office.
• Vous êtes capable de gérer plusieurs projets simultanément avec efficacité.
• La période de formation commencera le lundi 28 juillet. La personne candidate doit s’assurer d’être disponible à travailler à temps plein à compter de cette date. 
• Vous serez appelé à travailler à l’extérieur des heures régulières (séance d’information auprès des étudiants, réunions de comités, journées portes ouvertes, accueil nouveaux enseignants, activité réseautage étudiant, etc.).
   

Notez que les candidat(e)s retenu(e)s seront invité(e)s à passer un test de connaissances techniques relatif aux exigences pour le poste.
 

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