Coordonnatrice ou Coordonnateur - Affaires académiques

Quel sera votre impact en tant que Coordonnatrice ou Coordonnateur aux affaires académiques au Département des enseignements généraux?

Vous offrirez des conseils éclairés sur l’interprétation des règlements académiques, des politiques d’admission et autres directives institutionnelles. Vous serez également responsable de résoudre les cas complexes liés à l’admission, à la logistique académique, à l’inscription et à la gestion des dossiers étudiants pour tous les cycles d’études. 
 

Enfin, vous aurez à jouer un rôle actif dans l’implantation de deux nouveaux programmes d’étude au Département des enseignements généraux, notamment en assurant le suivi, la planification et la coordination des activités académiques et administratives liées à ceux-ci. 
 

Au quotidien, vous:

Coordination des activités académiques

• Coordonnez et assurez, en collaboration avec divers intervenants, l’organisation des activités liées aux sessions (accueil des nouveaux étudiants, gestion des inscriptions et des seuils).
• Veillez à l’optimisation des horaires de cours pour l'ensemble des cycles d’études, en collaboration avec la technicienne ou le technicien en administration.

• Agissez en tant que mandataire des applications SIGNETS et PLANETS pour votre département, en servant de liaison avec le corps professoral et les chargés de cours.

   

Amélioration continue et agrément

• Coordonnez le dossier d'agrément des programmes (BCAPG), en collaboration avec l’équipe administrative et la direction départementale. Cela inclut la collecte et l’analyse de données, la rédaction de rapports et de procédures, ainsi que la mise en place d’actions d'amélioration continue des pratiques. Vous offrez également un soutien et des formations aux intervenants concernés.

Soutien et conseil

• Conseillez la direction départementale sur les aspects opérationnels des affaires académiques.
• Êtes la personne-ressource pour les personnes enseignantes concernant les aspects liés à l’organisation académique.
• Gérez la création, la modification et l’évaluation des programmes académiques, en assurant leur conformité avec les règlements et en respectant les échéanciers.
• Vous participez à la vérification des plans de cours, en vous assurant qu'ils respectent les exigences académiques.
• Rencontrez les étudiantes et les étudiants ayant des situations particulières ou complexes concernant leur parcours académique, analysez leurs cas, et fournissez des conseils ou recommandations (demandes de double inscription, ententes interuniversitaires, reconnaissance des acquis, exemptions, substitutions, etc.).
• Compilez et analysez des données statistiques concernant la population étudiante pour produire des rapports de suivi.
• Analysez la conformité des documents reçus dans le cadre des demandes au comité de discipline départemental et des demandes d’examen de compensation.

Représentation

• Jouez un rôle d'intermédiaire entre la direction du département, les responsables des programmes et des services comme le Bureau du registraire, le Décanat des études et d'autres services connexes.
• Collaborez avec différents intervenants pour promouvoir les programmes d'études : organisation d’activités d'information, rédaction de documents et diffusion auprès des partenaires externes et des associations professionnelles.
• Faites des présentations auprès de la communauté étudiante et enseignante pour partager des informations importantes.
• Participez aux réunions de l'Assemblée départementale du département.
• Représentez le département dans divers comités internes.

Scolarité

Vous détenez un Baccalauréat en administration ou dans une discipline appropriée. Cela vous donne une bonne base de connaissances qui vous est utile au quotidien.

Expérience

Vous détenez 3 ans d’expérience pertinente à la fonction, en gestion académique et administrative et dans la coordination de personnes. 
 

Vous possédez une expérience dans le développement de nouveaux programmes et êtes capable d’évoluer dans un contexte de changement et de croissance. 

VOUS AUREZ DU SUCCÈS SI VOUS AVEZ :

Habiletés particulières

• Vous apportez votre pierre à l’édifice des objectifs communs par votre esprit d’équipe et votre capacité à travailler en synergie avec vos collègues. 
• Vous priorisez la satisfaction des clients et avez à cœur de leur offrir une expérience positive en répondant à leurs besoins. 
• Vous faites des prévisions réalistes et fixez des objectifs atteignables et cohérents que vous déclinez ensuite en plans d’action efficaces et en échéanciers. 
• Vous faites preuve de proactivité et d’initiatives dans votre travail en utilisant toute la latitude possible et en prenant des décisions, même lorsque le contexte est ambiguë. 
• Vous faites preuve d’adaptabilité et ajustez votre comportement selon les situations pour répondre efficacement aux changements, imprévus et nouvelles exigences de l’environnement. 
   

VOUS AUREZ DU SUCCÈS SI :

• Vous faites preuve d’un esprit d’initiative et d’une grande capacité d’innovation.
• Vous communiquez avec aisance, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Vous possédez une excellente maîtrise de l’environnement Microsoft Office.
• Vous êtes capable de gérer plusieurs projets simultanément avec efficacité.
   

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