Coordonnatrice ou Coordonnateur - Affaires académiques

Quel sera votre impact en tant que Coordonnatrice ou Coordonnateur aux affaires académiques au Département de génie électrique?

Vous offrirez des conseils éclairés sur l’interprétation des règlements académiques, des politiques d’admission et autres directives institutionnelles. Vous serez également responsable de résoudre les cas complexes liés à l’admission, à la logistique académique, à l’inscription et à la gestion des dossiers étudiants pour tous les cycles d’études. 
 

De plus, vous apporterez un soutien dans l’exécution des tâches et des processus à caractère académique et administratif.

Au quotidien, vous:

Coordination des activités académiques
 

• Coordonnez et assurez, en collaboration avec divers intervenants, l’organisation des activités liées aux sessions (accueil des nouveaux étudiants, gestion des inscriptions et des seuils).

• Veillez à l’optimisation des horaires de cours pour l'ensemble des cycles d’études, en collaboration avec la technicienne ou le technicien en administration.

• Agissez en tant que mandataire des applications SIGNETS et PLANETS pour votre département, en servant de liaison avec le corps professoral et les chargés de cours.

• Orchestrez les dossiers liés à la mobilité étudiante.

Amélioration continue et agrément
 

• Coordonnez le dossier d'agrément des programmes (BCAPG), en collaboration avec l’équipe administrative et la direction départementale. Cela inclut la collecte et l’analyse de données, la rédaction de rapports et de procédures, ainsi que la mise en place d’actions d'amélioration continue des pratiques. Vous offrez également un soutien et des formations aux intervenants concernés.

• Réalisez des tâches liées à l’amélioration continue des programmes de baccalauréat en génie, et vous participez à l'organisation des visites d’agrément, en partenariat avec le Décanat des études.

Soutien et conseil
 

• Conseillez la direction départementale sur les aspects opérationnels des affaires académiques.

• Êtes la personne-ressource pour les enseignants concernant tous les aspects liés à l’organisation académique.

• Gérez la création, la modification et l’évaluation des programmes académiques, en assurant leur conformité avec les règlements et en respectant les échéanciers.

• Vous participez à la vérification des plans de cours, en vous assurant qu'ils respectent les exigences académiques.

• Rencontrez les étudiants ayant des situations particulières ou complexes concernant leur parcours académique, analysez leurs cas, et fournissez des conseils ou recommandations (demandes de double inscription, ententes interuniversitaires, reconnaissance des acquis, exemptions, substitutions, etc.).

• Compilez et analysez des données statistiques concernant la population étudiante pour produire des rapports de suivi.

• Analysez la conformité des documents reçus dans le cadre des demandes au comité de discipline départemental et des demandes d’examen de compensation.

Représentation départementale
 

• Jouez un rôle d'intermédiaire entre la direction du département, les responsables des programmes et des services comme le Bureau de la  registraire, le Décanat des études et d'autres services connexes.

• Collaborez avec différents intervenants pour promouvoir les programmes d'études : organisation d’activités d'information, rédaction de documents et diffusion auprès des partenaires externes et des associations professionnelles.

• Faites des présentations auprès des étudiants et des enseignants pour partager des informations importantes.

• Participez aux réunions de l'Assemblée départementale des professeurs.

• Représentez le département dans divers comités internes.

Scolarité

Vous détenez un Baccalauréat en administration ou dans une discipline appropriée. Cela vous donne une bonne base de connaissances qui vous est utile au quotidien.
 

Expérience

Vous détenez 3 ans d’expérience pertinente à la fonction, en gestion académique et administrative et dans la coordination de personnes. Vous avez les connaissances pratiques pour mener à bien votre mission!

VOUS AUREZ DU SUCCÈS SI VOUS AVEZ :

Habiletés particulières

• Vous faites preuve d'une grande capacité d’analyse en collectant et en examinant des informations pertinentes de manière rigoureuse. Cette compétence vous permet de comprendre les enjeux sous-jacents et d'apporter des solutions adaptées aux situations complexes.  

• Vous adoptez une approche conforme aux pratiques organisationnelles et portez attention aux détails dans la réalisation de votre travail. 

• Vous communiquez des informations de manière cohérente, claire et structurée, facilitant ainsi la compréhension des enjeux et des directives par les différentes parties prenantes, que ce soit à l'écrit ou à l'oral.

• Vous cultivez un esprit d’équipe et favorisez une synergie entre les différents intervenants. Votre capacité à travailler en étroite collaboration avec les collègues et à faire preuve de leadership vous permet d’atteindre les objectifs communs du département. 

• Vous placez la satisfaction des clients (étudiants, professeurs, et autres parties prenantes) au cœur de vos priorités, en répondant de manière proactive à leurs besoins et en garantissant une expérience positive à chaque interaction. 

Autres habiletés

• Vous êtes capable de gérer plusieurs projets simultanément.

• Vous faites preuve d’autonomie dans la gestion de vos missions et savez prendre des initiatives pour mener à bien les projets.

• Vous possédez une excellente capacité à analyser les situations et à trouver des solutions efficaces et adaptées aux besoins.

• Vous êtes créatif et capable d’innover pour proposer des idées nouvelles et améliorer les processus existants.

• Vous avez de très bonne connaissance de l’environnement Microsoft Office.

Compte tenu de la nature des tâches, la personne pourrait être appelée à utiliser l’anglais parlé et écrit de façon sporadique dans l’exécution de ses fonctions.

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