Adjointe administrative et coordonnatrice

Notre client, La Fondation Gisèle Faubert est à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ve).

La Fondation Gisèle Faubert a pour mission de construire et exploiter une maison de soins palliatifs en Montérégie-Ouest. Elle offre un environnement calme et accueillant, permettant aux résidents et à leurs familles de vivre cette étape avec dignité.

Description du poste :

Sous l’autorité de la Directrice générale (DG), l’adjointe administrative a pour mission d’assister la DG et l’organisme dans la réalisation des activités administratives et cléricales essentielles, tout en contribuant à la coordination et à la réussite des événements et projets. Ce rôle clé repose sur une gestion efficace des responsabilités administratives et une collaboration proactive dans l’organisation des événements et la communication externe.

Responsabilités :

1. Soutien administratif et clérical :

  • Exécuter les tâches administratives habituelles (comptabilité, entrée de données, traitement de demandes, etc.).
  • Répondre et diriger les appels téléphoniques et la correspondance électronique.
  • Organiser, planifier et gérer les rendez-vous, réunions, et prendre des minutes détaillées.
  • Gérer les listes de contacts et maintenir les bases de données à jour.
  • Rédiger et distribuer des courriels, lettres et formulaires divers.
  • Aider à la préparation de rapports réguliers et des documents requis pour les réunions.
  • Développer, organiser et maintenir les systèmes de classement et de documentation.
  • Mettre à jour et appliquer les politiques et procédures internes.

2. Coordination et soutien événementiel :

  • Assister la DG dans la planification et l’organisation logistique des événements, galas et collectes de fonds.
  • Gérer la logistique des événements (réservations, visuels, supports publicitaires et publications).
  • Superviser la maintenance et les mises à jour du site web.
  • Coordonner les relations avec les fournisseurs, commanditaires et partenaires (soumissions, négociations).
  • Publier et coordonner les annonces et promotions sur les réseaux sociaux, y compris LinkedIn.
  • Collaborer avec des bénévoles et les équipes médias pour assurer le succès des campagnes et événements.

3. Relations publiques et communication externe :

  • Assurer une communication efficace et régulière avec les bénévoles, partenaires et commanditaires.
  • Agir comme porte-parole de la Fondation lors d’événements publics et présentations.
  • Promouvoir les activités de la Fondation via des annonces et collaborations avec des partenaires médias.

Profil recherché :

  • Habiletés : Sens aigu de l’organisation, autonomie et polyvalence, rigueur et minutie dans le travail.
  • Qualités : Proactivité, capacité à gérer le stress et priorités multiples, aptitude à travailler efficacement en équipe.
  • Compétences techniques : Maîtrise des outils informatiques et des logiciels choisis par l’organisation (Suite Office, Acomba, Prodon).
  • Expérience : Idéalement, expérience en coordination d’événements et en gestion de projets.


Engagement attendu :

Tous les employés doivent maîtriser les programmes informatiques utilisés par la Fondation

Poste temps plein, 32 heures/semaine. Possibilité d’un horaire 4 jours. Présence au bureau de la Fondation.

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